Papírmentes könyvelési megoldás
Menu
Egy saját fejlesztésű, webes elérhetőségű számla átadó, iktató és szerződés-kezelő programot.
Az elmúlt időszakban a mindennapi üzleti életben átalakult a számlakiállítás, valamint a számla elküldés módja.
Amíg, évekkel ezelőtt még kézi számlatömb jellemezte a hazai kkv szektort, addig mára már teljesen eltűnt a kézi számlázás és helyét felváltotta a digitális térben való számlakiállítás.
Emellett az üzleti partnerek elfogadottnak tekintik, hogy a kiállított számlát emailben, általában pdf formában küldi meg egymásnak.
Az elmúlt időszakban a mindennapi üzleti életben átalakult a számlakiállítás, valamint a számla elküldés módja.
Amíg, évekkel ezelőtt még kézi számlatömb jellemezte a hazai kkv szektort, addig mára már teljesen eltűnt a kézi számlázás és helyét felváltotta a digitális térben való számlakiállítás.
Emellett az üzleti partnerek elfogadottnak tekintik, hogy a kiállított számlát emailben, általában pdf formában küldi meg egymásnak.
A program biztosít egy közös platformot az ügyfél és a könyvelő között, ahol mindketten real-time látják, hogy mely számlák kerültek átadásra és melyek azok, amelyek még nem.
A számlák hónapokra, évekre lebontva strukturáltan archiválásra kerülnek, visszakereshetőek, szűrhetőek.
A számlák mellett lehetőség van a szerződések kezelésére, tárolására, nyomonkövetésére.
A program két modulból áll. Az egyiket az ügyfelek, cégek használják, ide töltik fel a számlákat. A másik modul pedig a könyvelők, könyvelőirodák használják, a feltöltött számlákat itt kontírozzák és itt adják fel a könyvelőprogramba.
A menüsort igyekeztünk egyszerűen és áttekinthetően kialakítani. A kék színű ikonok a főikonok, balról jobbra haladva:
Bejövő számlák kezelése
Bankkivonatok kezelése
Szerződések kezelése
A smart-docs program alapvető célja, hogy a számlákat nem kell kinyomtatni, hanem egy egyszerű mozdulattal feltölteni az adott cég számára létrehozott felületre. A számlák feltöltése 3 módon történhet:
Hagyományos, kiválasztom-feltöltöm funkció
Emailen továbbítani egy a céghez dedikált email címre
Excelből ún. xls fájlból beimportálni (nagy volumenű adatbázissal rendelkező cégek részére)
A feltöltött számlák megtekinthetők, ellenőrizhetők, tetszés szerint szűrhető, kereshető funkcióval vannak ellátva. Költséghelyet, munkaszámot, vagy akár megjegyzést is hozzá lehet rendelni, amelyet a céghez dedikált könyvelő fog látni.
A számlák mellett a bankkivonatok feltöltése is hasonló elven működik. A kivonatokat strukturáltan archiváljuk, bankszámlánkként elkülönítve kezeljük, évekre-havonta lebontva visszakereshetőek. Választható nézet: listában vagy könyvtár szerkezetben.
Az alap szolgáltatás része az ún. szerződés-kezelő modul, amellyel ügyfeleink a meglévő vagy már lejáró szerződéseiket egy helyen kezelhetik, típus szerint csoportosíthatják. Könnyedén visszakereshető, ellenőrizhető. Listába vagy könyvtárszerkezetbe rendezhető, kinek melyik áttekinthetőbb.
Egyszerre vagyunk könyvelők, ügyfelek és cégtulajdonosok. Otthonunk a Smartax Group Kft., így elég nagy rálátásunk van a hazai kkv szektorra. Régóta foglalkoztatott bennünket az a gondolat, hogy hogyan lehet teljesen papírmentessé tenni a könyvelést. Szembe menni azzal a sok évtizedes, berögzüllt gyakorlattal, hogy havonta ipari mennyiségű kinyomtatott számla, bizonylat, dokumentáció “zúdult” be az iroda ajtaján.
Úgy gondoljuk sikerült megtalálni a megoldást!
A smart-docs programunk alkalmas arra, hogy gyorsabbá, áttekinthetőbbé, folyamatosabbá tegye az anyagátadást, számla-átadást a könyvelő felé. Megszünteti a felesleges nyomtatást, papírmentessé teszi a könyvelést.
